Gerade in kleinen Betrieben geht nichts ohne den Chef. Er hat als einziger den Zugriff auf die Bankkonten, hält den Kontakt zu den Kunden und ist für deren Sonderwünsche zuständig. Ohne seine Unterschrift und Kompetenz ist das Unternehmen schnell handlungsunfähig. In größeren Betrieben gibt es weitere Geschäftsführer oder Prokuristen. Mit ihnen läuft der Betrieb wohl zeitweise weiter. Sobald aber Entscheidungen nur mit Zustimmung des Hauptgesellschafters und -geschäftsführers getroffen werden können, droht Stillstand. Schlimmstenfalls kann das zur Insolvenz führen. Um solche Folgen zu verhindern, sollte jeder verantwortungsvolle Chef vorbauen. Und zwar sowohl im Sinn der Familie als auch der Mitarbeiter. Ein bewährtes Instrument ist ein Notfallordner.

Das sollte der Notfallordner mindestens enthalten:

• Erste Handlungsanweisungen und Vertretungsplan
• Vollmachten für den Verhinderungsfall
• Wichtige Adressen und Ansprechpartner (Banken, Versicherungen, Steuerberater, Rechtsanwalt)
• Arbeits-, Leasing und Mietverträge
• Passwörter, Codes und PINs
• Informationen zum Aufbewahrungsort für Tresorschlüssel
• Verzeichnis der Schlüssel
• Information zu Patenten, Lizenzen und Rezepturen
• Unterlagen zum Stand aktueller Projekte
• General- und Vorsorgevollmacht (notariell beglaubigt)
• Informationen zum Hinterlegungsort des Unternehmenstestaments und der Nachfolgekonzeption

Nicht immer ist es sinnvoll, alle Originalunterlagen in diesem Notfallordner zu verwahren (z. B. Projektunterlagen). Der Ordner sollte dann aber Auskunft darüber geben, wo sich diese Unterlagen befinden. Und: Der Ordner kann seine Funktion nur erfüllen, wenn er aktuell ist und „im Fall der Fälle“ aufgefunden wird. Sie sollten den Notfallordner deshalb mindestens einmal jährlich durchsehen und auf den neuesten Stand bringen. Und Ihre Angehörigen und leitende Mitarbeiter sollten wissen, wo der Ordner steht.

Gut zu wissen: Genau für solche Zwecke halten die Sparkassen einen Notfallordner im DIN-A4-Format bereit. In ihm können Sie die erforderlichen Unterlagen systematisch geordnet ablegen. Er enthält auch eine CD-ROM, mit der Sie die Inhaltsblätter via PC beschreiben können. Hier können Sie den Notfallordner bestellen.

Der Prüfer kündigt seinen Besuch an

Anders als bei einer Lohnsteuernachschau oder einer Kassennachschau, die unangekündigt durchgeführt werden, schickt das Finanzamt Ihnen eine offizielle Prüfungsanordnung. Darin steht, welche Steuerarten für welchen Zeitraum geprüft werden sollen, wann die Prüfung beginnt und wer der Prüfer sein wird. Sobald Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben, können Sie keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr stellen, wenn Sie dem Finanzamt etwas verschwiegen haben.

Meist liegen zwischen dem Zugang der Prüfungsanordnung und dem Prüfungsbeginn zwei bis vier Wochen, in denen Sie sich intensiv auf die Prüfung vorbereiten sollten: Bringen Sie Ihre Unterlagen auf Vordermann. Sorgen Sie dafür, dass der Prüfer zum Beispiel Jahresabschlüsse, Buchhaltungs- und Bankunterlagen, Verträge, Fahrtenbücher, Organisationsunterlagen, Sitzungsprotokolle schnell finden kann. Andernfalls kann es teuer werden, wenn die Finanzverwaltung Betriebsausgaben und Vorsteuerabzug kürzt oder Beträge zum Gewinn hinzuschätzt.

Die Prüfung läuft

Bestimmen Sie die Ansprechpartner, die dem Beamten Auskunft geben dürfen. Außer Ihnen selbst und Ihrem Steuerberater kommt hier ein leitender Mitarbeiter aus der Buchhaltung in Betracht. Legen Sie die geforderten Unterlagen zügig und vollständig vor. Sorgen Sie dafür, dass der Finanzbeamte Zugang zu allen elektronischen Systemen hat, die prüfungsrelevante Daten enthalten. Sie müssen sicherstellen, dass alle digitalen Dokumente – auch alte Unterlagen – unverzüglich und unmittelbar lesbar gemacht werden können. Sind elektronische Unterlagen nicht mehr lesbar, können die entsprechenden Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden. Eine solche Schätzung wird nicht zu Ihrem Vorteil ausfallen. Generell gilt: Im Zweifel gehen alle verbleibenden Unklarheiten zu Ihren Lasten!

Die Prüfung ist abgeschlossen

Beantragen Sie eine Abschlussbesprechung, es sei denn, dass sich nach dem Ergebnis der Prüfung keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt. Bei diesem Termin wird meist auch der zuständige Sachgebietsleiter des Finanzamts anwesend sein. Ziehen Sie Ihren Steuerberater hinzu. Bereiten Sie sich vor, indem Sie Unterlagen sortieren und sich Argumente gegen mögliche unvorteilhafte Prüfungsfeststellungen überlegen. Schließlich erhalten Sie einen Abschlussbericht, gegen den Sie jedoch keinen Einspruch einlegen können. Der Abschlussbericht dient als Grundlage für neue Steuerbescheide. Gegen diese Bescheide können Sie Einspruch einlegen, wenn Sie das für Erfolg versprechend halten.

(Haftungsausschluss: Dieser Inhalt wurde durch Fachautoren sorgfältig erstellt. Er beruht auf Quellen, die als verlässlich angesehen werden können. Dennoch können inhaltliche und sachliche Fehler nicht ausgeschlossen werden. Der Herausgeber dieses Newsletters und der Lieferant dieser Inhalte, die Deutscher Sparkassen Verlag GmbH, machen in Bezug auf die enthaltenen Informationen keine Zusagen und schließen jede Haftung, beispielsweise für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Informationen, aus. Dieser Inhalt stellt keine Rechtsberatung dar. Die Informationen dienen ausschließlich einer ersten Orientierung. Insbesondere finanzielle Entscheidungen dürfen daher nicht allein aufgrund dieser Informationen getroffen werden. Es wird empfohlen, im Einzelfall den fachkundigen Rat eines Steuerberaters oder eines Rechtsanwalts einzuholen.)

Vor Vertragsabschluss: Auch wenn das selbstverständlich scheint – vergewissern Sie sich, dass Ihr ausländischer Vertragspartner eindeutig identifizierbar ist und dass der Unterzeichner berechtigt ist, verbindliche Erklärungen abzugeben.

1. Lieferung und Gefahrenübergang: Gängig ist die Nutzung von Incoterms – international vereinheitlichten Klauseln der International Chamber of Commerce (ICC). Nach ihnen richten sich die Pflichten des Verkäufers und der Gefahrenübergang. FOB („free on board“) bedeutet zum Beispiel, dass das Risiko des zufälligen Untergangs der Ware auf den Käufer übergeht, sobald die Ware auf dem Schiff verladen ist.

2. Untersuchungs- und Rügepflicht: Hier wird geregelt, innerhalb welcher Frist und Form der Käufer etwaige Mängel rügen muss. Hilfreich ist unter Umständen ein „Joint Surveyor“. Das ist ein Dritter, der die Vertragsmäßigkeit der Ware für beide Parteien prüft und ein Zertifikat darüber ausstellt.

3. Eigentumsvorbehalt: In Deutschland ist dieses Sicherungsinstrument geläufig. Im internationalen Warenverkehr kann eine solche Klausel nutzlos sein, wenn das ausländische Recht dieses Instrument nicht kennt. Vereinbaren Sie dann andere Sicherungsinstrumente.

4. Gewährleistung: Die Begriffe „Garantie“ oder „Gewährleistung“ haben in den jeweiligen Rechtssystemen der Länder möglicherweise eine abweichende Bedeutung. Im Zweifel hilft eine präzise Beschreibung, wann nachgebessert und wann ausgetauscht werden muss oder darf.

5. Haftung: Verständlicherweise möchten Sie Ihre Haftung begrenzen, sowohl was die Höhe angeht (zum Beispiel Höchstsummen je Einzelfall oder Deckelung für ein Jahr) als auch in Bezug auf die Schadenursache (zum Beispiel Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit). Die allgemeinen Geschäftsbedingungen liefern oft nicht das gewünschte Ergebnis.

6. Höhere Gewalt: Unvorhersehbare Ereignisse wie Streiks, Krieg oder Naturkatastrophen führen mitunter dazu, dass die Vertragsparteien ihren Verpflichtungen nicht nachkommen können. Verständigen Sie sich darauf, was höhere Gewalt ist. Um eine Abgrenzung zum Leistungsverzug herzustellen, kann man vereinbaren, dass höhere Gewalt zum Beispiel mehr als 30 Tage ununterbrochen dauern muss.

7. Exportklausel: Nationale oder internationale Vorschriften wie Exportkontrollbestimmungen, Sanktionen oder Embargos können Lieferungen verzögern oder verhindern. Da solche Umstände nur selten in Ihrem Einflussbereich liegen, sollten Sie mit dieser Klausel Fristen oder Lieferzeiten außer Kraft setzen.

Finanzielle Absicherung: Wenn Sie Währungsschwankungen absichern möchten, stehen Ihnen spezialisierte Dienstleister der Sparkassen zur Verfügung. Fragen Sie Ihren Firmenkundenbetreuer.

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Der Euro-Dollar-Kurs wusste lange nicht so recht, wohin er will. Erst schrammte der Wechselkurs nahe dem Jahrestief von 1,11 entlang. Mittlerweile kletterte der Euro-Dollar-Kurs bis auf 1,14 und durchbrach damit seinen Abwärtstrend. Nicht nur langfristige Argumente sprechen für die Gemeinschaftswährung, sondern auch das zyklische Bild ändert sich zu Lasten des US-Dollar.

Der von US-Präsident Trump angezettelte Handelskonflikt nimmt seinen Lauf. Die US-Strafzölle gegenüber China sind in Kraft, eine baldige Lösung ist nicht in Sicht. Wenigstens hat Trump die kurzzeitig gegenüber Mexiko angedrohten Strafzölle wieder vom Tisch genommen. Die Auswirkungen auf die US-Konjunktur halten sich bislang in Grenzen: nach einem robusten ersten Quartal wird das BIP im zweiten Vierteljahr wohl noch solide zulegen. Während darüber hinaus die Datenlage keine klare Richtung erkennen lässt, ist die US-Notenbank sukzessive umgeschwenkt. Fed-Chef Powell öffnete die Tür für Zinssenkungen aus Sorge vor möglichen Rückwirkungen aus dem Handelskonflikt – quasi als Versicherungsschritt. Die Erfahrung der letzten Dekaden sagt, dass die Fed den am Geldmarkt gehandelten Zinssenkungserwartungen früher oder später entsprochen hat. Wir gehen nun von zwei Zinsreduktionen bis Ende 2019 aus. Der US-Renditevorteil gegenüber dem Euro ist bereits zurückgegangen.

Fed-Zinssenkungen waren in der Vergangenheit zwar nicht pauschal negativ für die US-Währung. Schließlich reagierten in dem Zusammenhang häufig auch andere Notenbanken, so dass sich die Zinsdifferenzen nicht immer zu Lasten des US-Dollar bewegten. Im aktuellen Fall besitzen andere Notenbanken, insbesondere die EZB, aber wenig Potenzial für Zinssenkungen. Auch wenn die EZB ihren Einlagenzins wohl nochmal geringfügig senken wird, dürfte der US-Renditevorteil weiter nachgeben. Konjunkturell ist die Lage in der Eurozone noch wackelig. Allerdings scheinen die Frühindikatoren einen Boden zu bilden, so dass die Eurozone relativ zu den USA wohl aufholen wird.

Langfristig spricht ohnehin mehr für den Euro. Gemäß Kaufkraftparitäten ist die US-Währung deutlich überbewertet. Handels- und Leistungsbilanzen zeigen dies ebenfalls. Die US-Staatsfinanzen ähneln eher den italienischen als dem Durchschnitt der Eurozone. Jedoch sieht der Devisenmarkt trotz des politischen Chaos in den USA unter Trump die Risiken eher in der Währungsunion. Italiens Konfrontationskurs gegen Brüssel in der Haushaltspolitik kann beunruhigen. Gleichwohl hat sich der italienische Renditeaufschlag gegenüber Bundesanleihen zurückgebildet. Von weniger politischer Unsicherheit würde der Euro profitieren. Mit Hilfe der Fed dürfte dann der Euro die Oberhand gewinnen. Der Euro-Dollar-Kurs könnte Ende dieses Jahres bis auf 1,20 steigen.

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*Der Autor Christian Apelt, CFA, ist Devisenstratege der Helaba.